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Projetos precisam de preparo Físico e Mental 25/novembro/2010

Posted by rapidoerasteiro in Gestão.
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A sitação descrita a seguir se repete continuamente, em diversas equipes e empresas: um Projeto se inicia, todos estão motivados (gestor e equipe); todos os processos do projeto são realizados à risca (reuniões, relatórios, monitoramento, comunicação, etc.); em determinado momento, nota-se que a equipe já não está executando todos os processos do projeto como no início (reuniões e relatórios são adiados, o monitoramento e a comunicação já não são os mesmos de antes); mesmo que o projeto esteja em dia, nota-se um certo cansaço por parte da equipe (inclusive do gestor); enfim, o projeto é finalizado e todos comemoram (alguns pelos resultados, outros apenas pelo fim do projeto).

Certamente você já deve ter se visto em uma situação parecida com a que eu descrevi acima. Realmente, manter em alta a motivação, o comprometimento e a disciplina de equipes durante a execução de projetos não é tarefa fácil. E fica ainda mais complicado quando os projetos são complexos, longos, ou com muitos riscos.

Estou escrevendo sobre isso porque nesta semana tive uma conversa muito interessante com o meu amigo Nelson Abu (www.abuzitos.com.br), especialista em Gestão Ágil de Projetos. Chegamos ao consenso de que uma das principais tarefas do Gestor de Projetos é manter em alta o moral da equipe, sempre trabalhando a autoestima de todos os membros da equipe. Também concordamos que isto não é tarefa fácil, uma vez que o próprio Gestor também é uma pessoa (sim, o gestor também é um ser humano!), com qualidades e defeitos.

Portanto, um ponto crucial para o sucesso de Projetos é a resistência das pessoas que estão trabalhando neles. Por mais desafiadores que sejam os projetos, os seus processos de gestão geram obrigatoriamente rotinas de trabalho, o que pode ser uma grande armadilha. Para sobreviver à rotina sem confundí-la com tédio, todos na equipe devem ter um excelente preparo mental/psicológico. E, dependendo dos desafios do projeto, em alguns casos também é necessário preparo físico para “aguentar o tranco”.

Então, fica bastante claro que a resistência psicológica e física é um ponto fundamental para o sucesso na execução de projetos, e eventuais falhas neste ponto devem ser encaradas como riscos importantes.

Além disso, parece ser interessante que cada organização descubra o “ponto de fadiga” das suas equipes. Ou seja, o tempo médio a partir do início dos projetos, quando se inicia a queda do cumprimento dos processos e possivelmente também a queda da produtividade. Uma vez que este ponto é descoberto, pode-se ter duas saídas possíveis:

  • Quando um projeto chegar neste ponto crítico, pode-se realizar trabalhos específicos para retomar a empolgação da equipe. Seria uma espécie de “recarga das baterias”, para tentar resgatar parte das energias e da motivação que sempre há no início de qualquer projeto.
  • Projetos maiores se tornam Programas, com projetos com tempos de execução menores ou iguais ao “ponto de fadiga”. Projetos entregues e finalizados ajudam a subir o moral da equipe, dando mais confiança para todos, inclusive os patrocinadores.

Para ambas as saídas descritas acima, nota-se que o desenvolvimento iterativo, em espiral, pode ajudar bastante. Isto ocorre porque projetos desenvolvidos em iterações tendem a criar um clima de confiança entre equipe, gestor e patrocinadores, uma vez que se vê claramente a evolução do projeto, com entregas concretas ao longo do tempo.

Outro ponto que, na minha opinião, também poderia ser importante é trabalhar juntamente com as áreas de RH de cada organização no sentido de verificar quais ações poderiam causar um aumento da resistência das equipes, atrasando o ponto de fadiga ao máximo possível.

Resumindo a questão, parece ser cada dia mais claro que um dos fatores críticos de sucesso de projetos é olhar com atenção para os fatores humanos.

E você, o que acha?

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